Sechs Grundsätze für den Alltag
- Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz: Sie brauchen eine tragfähige Grundlage und verständliche Informationen für die betroffenen Personen.
- Zweckbindung: Legen Sie fest, wofür Sie Daten benötigen. Eine spätere Nutzung für andere Zwecke muss gesondert geprüft werden.
- Datenminimierung: Erheben und verwenden Sie nur die Daten, die für den jeweiligen Zweck nötig sind.
- Richtigkeit: Halten Sie Daten sachlich richtig und bei Bedarf aktuell. Korrigieren Sie Fehler.
- Speicherbegrenzung: Legen Sie fest, wann Daten gelöscht werden. Berücksichtigen Sie dabei auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
- Integrität und Vertraulichkeit: Schützen Sie Daten angemessen vor unberechtigtem Zugriff, Verlust und Beschädigung.
Zeigen können, wie Sie die Regeln einhalten
Zusätzlich gilt die Rechenschaftspflicht. Als Verantwortlicher müssen Sie die Einhaltung der Grundsätze nachweisen können. Verständliche Dokumentation hilft Ihnen dabei, Entscheidungen später nachzuvollziehen.
Halten Sie zum Beispiel fest, wer auf Personalunterlagen zugreifen darf, wie Löschfristen umgesetzt werden und welche Schutzmaßnahmen gelten. Die Dokumentation sollte zu den tatsächlichen Abläufen passen und bei Änderungen überprüft werden.
Eine praktische Frage für neue Vorhaben
Wenn Sie ein Formular, einen Dienst oder einen internen Prozess einführen, fragen Sie früh: Welche Daten sind wirklich nötig, wer braucht Zugriff und wann endet der Zweck? So werden Datenschutzfragen schon bei der Gestaltung sichtbar.
Diese Seite gibt einen Überblick. Welche Anforderungen in Ihrem Fall gelten, hängt von der konkreten Verarbeitung ab.
